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Addio carta polverosa! È arrivata l’archiviazione ottica!


Addio carta polverosa! È arrivata l’archiviazione ottica!

Che cosa si intende per “archiviazione ottica”?

 

Topi da biblioteca, faldoni polverosi, fatevi da parte! La nuova era digitale ci regala “l’archiviazione ottica”, ossia una vera e propria dematerializzazione dei documenti cartacei a favore dei documenti elettronici.
Questa nuova rivoluzione informatica coinvolge qualsiasi tipo di attività, ubicata in qualsiasi parte della Svizzera: da Lugano a Zurigo,dalla piccola- media industria ai grandi gruppi, dai professionisti agli artigiani, dalle aziende private a quelle pubbliche, nessuno potrà ignorare e, soprattutto, non avvalersi dei grandi benefici che derivano dall’archiviazione elettronica.

 

Quali sono i vantaggi dell’archiviazione ottica?

 

Quante volte vi è capitato di cercare un documento e di non riuscire a trovarlo? Quanto tempo avete impiegato (o forse sprecato) facendo passare fogli su fogli? Avete mai smarrito un documento in formato cartaceo? Vi è mai capitato di trovare documenti danneggiati? Se vi “ritrovate” in uno solo di questi interrogativi, allora sappiate che la risposta giusta per la vostra attività è “archiviazione ottica”.

 

Ecco i suoi vantaggi visti più nel dettaglio:

 

  • Riduzione dei costi;
    • Eliminazione dei costi di stampa (carta e consumabili);
    • Riduzione dei costi di gestione dell'archivio;
    • Abbattimento costi di ricerca e consultazione;
  • Nessun limite di spazio per l'archiviazione;
  • Possibilità di consultarli da remoto e via web grazie a delle corrette chiavi di accesso che ne garantiscono anche la sicurezza;
  • Possibilità di mettere in immediato collegamento tutte le aree aziendali e i collaboratori esterni;
  • Migliore gestione delle informazioni;
  • Valorizzazione delle risorse umane, aumento dell'efficienza e semplificazione del lavoro dei dipendenti con conseguente maggiore soddisfazione del personale che può concludere operazioni una volta ritenute lunghe e noiose in pochi semplici click;
  • Mantenimento della validità giuridica;

 

Che cosa serve per effettuare l’archiviazione ottica?

 

In verità per effettuare l’archiviazione ottica possiamo avvalerci di strumenti che già utilizziamo nella normale attività d’impresa e d’ufficio. Sarà quindi sufficiente avere a propria disposizione uno scanner, ossia quel dispositivo in grado di trasformare i documenti cartacei in documenti digitali (file immagine), visualizzabili sullo schermo del pc e archiviabili su supporti quali cd, chiavette usb o utilizzando i sistemi cloud.

 

Affidatevi all’esperienza e al supporto tecnico dei nostri consulenti CHC per scegliere lo scanner o la stampante multifunzione più in grado di soddisfare le vostre esigenze, ricordando, inoltre, che un costante aggiornamento tecnologico sarà indispensabile per garantire sempre l’accessibilità dei documenti archiviati in formato digitale, non risentendo, quindi, dell’obsolescenza data dalla normale evoluzione degli hardware e dei software.

 



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