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La lettura ottica: come semplificarci il lavoro

La lettura ottica: come semplificarci il lavoro

Lettura ottica e archiviazione ottica: diversamente all’avanguardia


Forse è un po’ presto per poterci liberare definitivamente della carta, ma sicuramente siamo ormai avviati a un punto in cui i supporti informatici possono aiutarci ad alleggerirci “dall’ingombro” e uno di questi supporti è proprio la “lettura ottica”.

Spesso si crea confusione fra i termini “archiviazione ottica” e “lettura ottica”, tanto che qualcuno potrebbe ritenerli erroneamente uno sinonimo dell’altro. Si tratta di due sistemi diversi, anche se possono essere strettamente legati fra di loro e uno potrebbe essere considerato il giusto completamento dell’altro.

 

In breve, per “archiviazione ottica” intendiamo la trasformazione dei documenti cartacei in immagini che vengono quindi trasferite su un file per poi poter essere consultati in maniera analoga a un cartaceo. Quindi, se dovessimo cercare un’informazione all’interno di uno di questi documenti, saremmo costretti a “sfogliare” l’intero file fino a quando non troviamo l’informazione ricercata.

 

Se volessimo sfruttare le potenzialità della “lettura automatica”, vale a dire la capacità di un sistema di riconoscere i dati immessi, dobbiamo rivolgerci alla “lettura ottica”. Questa non è altro che un sistema avanzato capace di eseguire ricerche per contenuto sui documenti e di estrarre dai documenti tutti i dati che devono essere utilizzati come classificazione.


Insomma … la lettura ottica ci può davvero semplificare il lavoro da svolgere, dandoci la possibilità di reperire le informazioni ricercate facilmente e in un tempo molto breve. E, tutto questo, non può che incidere positivamente sul rendimento dei lavoratori e, di conseguenza, sui costi aziendali.

 

Come scegliere una soluzione ottica soddisfacente

Oggigiorno il mercato offre soluzioni ottiche molto interessanti e scegliere correttamente il sistema più idoneo al nostro tipo di lavoro potrebbe non essere così semplice.

Cosa dobbiamo valutare quindi?

 

- Il recognition rate: ossia la capacità del sistema di leggere correttamente i dati immessi. Se paragonassimo due soluzioni con due recognition rate diversi, uno più alto e uno più basso, d’istinto ci verrebbe da pensare che quello che offre la percentuale più alta è migliore rispetto all’altro. In verità non è detto che le cose stiano realmente in questo modo. Infatti, per poter fare un paragone efficace, il recognition rate dovrebbe essere effettuato sul medesimo campione di documenti. Test su documenti diversi potrebbero portare a risultati falsati;

 

- Il false positive rate: ossia la percentuale di dati letti male ma considerati validi. Si noti che potrebbe verificarsi l’eventualità che il sistema che ha il recognition rate più alto abbia anche il false positive rate maggiore e quindi risulterebbe meno affidabile rispetto a una soluzione con recognition rate e false positive rate inferiori;

 

- Capacità del sistema di effettuare la validazione dei dati riconosciuti dai sottosistemi OCR/ICR/CHR: per esempio saper riconoscere CAP, nomi di città, ma anche codici, importi, date, effettuando una correzione automatica in caso di errore di scrittura, in modo tale che l’operatore debba solo confermare la correzione, senza ulteriori interventi;

 

- Valutazione di caratteristiche specifiche utili per il nostro business: per esempio, possibilità di avere l’interfaccia utente multilingua, funzioni che possano tenere sotto controllo l’operatività dei singoli operatori o che si avvalgano d’immagini cifrate, non permettendo all’operatore di visualizzare l’intero modulo, rispettando quindi la normativa in tema di privacy.


In conclusione l’introduzione della lettura ottica nel “sistema impresa”, facendo rientrare in questo anche tutti gli studi professionali, potrebbe portare dei notevoli vantaggi. Per compiere la scelta migliore e più adatta al vostro tipo di attività, per orientarvi al meglio fra prezzi e prestazioni, consigliamo di affidarvi alla professionalità degli esperti di CHC Business Solutions.

 

 



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