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Gestione documentale

Informazioni organizzate e facilmente reperibili, anche da mobile!

Ogni azienda è attraversata da informazioni che si muovono anche su percorsi non tracciati. L'ideale, sarebbe riuscire ad ottenere una gestione documentale ed un processo di lavoro che possa aiutare i collaboratori a organizzare meglio i dati.

La soluzione della gestione documentale proposta da CHC Business Solutions permette di gestire qualsiasi tipo di documento ed informazione, così da evitare pericolose dispersioni di dati all'interno di pc, unità di rete, e-mail, chiavette USB e siti web. La nostra soluzione permette alle aziende di centralizzare le informazioni, migliorare la ricerca e la condivisione dei dati, metterli in sicurezza e rendere i processi di lavoro più fluidi, ottimizzando di conseguenza la gestione documentale.
 

La proposta di CHC per migliorare la gestione documentale

Proponiamo alle aziende delle soluzioni valide e concrete, che aiutano i dipendenti a organizzare e gestire tutti i file e i documenti utili all'interno degli uffici. La nostra offerta per una migliore gestione documentale ha diversi punti forti, quali:

 

Organizzazione

La gestione documentale e le informazioni eterogenee (disegni, mail, contratti, ordini etc.) inerenti ad una stessa commessa o cliente/fornitore, vengono relazionati automaticamente o manualmente al momento dell’archiviazione. Inoltre è possibile collegare documenti e informazioni semplicemente inserendo un # hashtag al loro interno o nei campi di profilo.

Archiviazione

Archiviare qualsiasi tipo di documento (come Word, Excel, Power Point, immagini, video, mail, fax, spool di stampa) proveniente dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionali, CRM, sistemi qualità, rilevazioni presenze etc.). Tutte le informazioni sono centralizzate e facilmente rintracciabili.
Il motore di workflow consente all'azienda di facilitare e velocizzare lo svolgimento delle attività che vengono segnalate tramite notifica a chi deve svolgerle.

Archiviazione sostitutiva

Archiviare documenti in maniera tale da preservare l'effettivo valore autentico e legale, grazie all'inserimento di una firma digitale, del riferimento e della marca temporale. I documenti sono facilmente reperibili e completi dei loro metadati originali.

Ricerca

Il potente motore di ricerca permette di eseguire ricerche su tutti i campi di profilo del documento, su allegati ed annotazioni, su dati anagrafici del mittente/destinatario e all'interno dei volumi posti in conservazione elettronica, anche in modalità FULL-TEXT. È possibile personalizzare la griglia dei risultati di ricerca e memorizzare le ricerche più frequenti.

Ricerca nel documento

Con il Servizio OCR la ricerca è diventa ancora più specifica perché viene effettuata direttamente all'interno del testo del documento informatico, comprese le scansioni pdf. Inoltre è possibile affiancare la potenza del motore full text alla precisione della ricerca tramite metadati.

Distribuzione e condivisione

La piattaforma permette l’invio di un documento, a liste di distribuzione preconfigurate, tramite email, fax, servizi di postalizzazione, oppure tramite link http o https. Tutte le movimentazioni eseguite sui documenti sono tracciate per garantirne il controllo. (Integrazione con: MS Exchange, Lotus Domino, MS Outlook, Lotus Notes, principali Fax Server)

Integrità e riservatezza

Ogni documento archiviato, grazie alla digitalizzazione dei documenti, non è più modificabile, ma lo storico di tutte le revisioni e modifiche è sempre disponibile. Tutte le operazioni effettuate su un documento sono tracciate nel log della scheda documentale. Inoltre è possibile gestire le riservatezze, definendo i permessi di accesso sia a livello di classe documentale che di singolo documento.

Modelli aziendali

È possibile generare modelli aziendali per la creazione di svariate tipologie di documenti (offerte, comunicati stampa, fatture, moduli qualità, carta intestata) e metterli a disposizione dell’intera azienda. La compilazione dei documenti è guidata e l’accesso alla revisione dei modelli è controllato.

Firma grafometrica e firma digitale da remoto

la firma grafometrica permette di abilitare la raccolta della firma di un sottoscrittore, sfruttando appositi supporti fissi o mobili dotati di penna da mobile o postazione fissa. Con la firma digitale da remoto, è possibile firmare con firma digitale qualificata senza l'uso di smart card o chiavette.

 

Una gestione documentale comunicante a 360º: CHC offre la soluzione su misura per l'ufficio!

 

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