29 aprile 2022

Come scegliere il distruggidocumenti giusto per il tuo ufficio

Un distruggidocumenti per ufficio è un acquisto importante per ogni azienda, pertanto non va affrontato con leggerezza. Vediamo perché acquistarlo e in base a quali requisiti.

Distruggidocumenti per ufficio: un aiuto contro l'appropriazione illecita di dati

Il “Bin Raiding” (ovvero rovistare tra i rifiuti) è un fenomeno molto conosciuto e diffuso. Tutti i documenti con cui abbiamo a che fare, se non correttamente eliminati possono finire in mani sbagliate a persone che per svariati motivi hanno interessa a usarli in maniera illegale.

Non solo i privati ma anzi, sopratttutto le aziende, trattano giornalmente vari documenti con dati sensibili: dalle Buste paga ai contratti, dalle fatture ai preventivi, fino ai report aziendali e ai dati bancari.

Come prevenire?

Le cose da valutare per acquistare un buon distruggidocumenti sno, quindi, le seguenti. Resta da chiedersi, in particolare:

Chi utilizzerà il distruggidocumenti e quante persone lo utiizzeranno?

Questo serve a scegliere un modello che, se utilizzato troppo spesso, non rischia di sovraccaricarsi

Quanti fogli distruggere per volta?

Uno dei fattori più importanti. I modelli base solitamente distruggono 5 fogli per volta e quindi sono sconsigliati se si hanno molti documenti da dover distruggere. Indicativamente la suddivisione da valutare è la seguente:

- Per 10/12 fogli per volta
- Fino a 18/20 fogli per volta
- Oltre i 20 fogli per volta

Utilizzo giornaliero?

Anche in questo caso, la motivazione è sempre l'efficienza per evitare il sovraccarico.

Distruggidocumenti da ufficio: tipi di taglio

Una volta individuate le necessità, si passa alle tipologie. I distruggi documenti hanno principalmente due modi di tagliare diversi. Tagliano a strisce o a frammenti.

Il taglio a strisce permette di distruggere un maggior numero di fogli per volta a differenza dei frammenti. Questi ultimi però sono più sicuri perché i fogli vengono spezzati in pezzetti molto più piccoli, molto difficili da recuperare.

In ogni caso, ecco tutte letipologie di taglio:

Distruggi documenti a strisce

Come abbiamo detto, creano delle strisce del foglio. La sicurezza è base, quindi sono i meno indicati. Sono meglio per uso domestico e per distruggere carta meno confidenziale.

Distruggi documenti a taglio trasversale

Ideali sia per casa che per l'ufficio, distruggono i documenti facendo dei frammenti, difficili sia da leggere che da assemblare.

Distruggi documenti a diamanti

Sono una soluzione molto efficace ma più costose rispoetto alle altre. Garantiscono una protezione superiore perché sminuzzano ancor più efficacemente.

Distruggi documenti crittografico

In caso di dati estremamente confidenziali, queste macchine sono specializzate per fare i fogli in brandelli. Si usano però solamente per le agenzie governative e militariperché è una tecnologia molto costosa che tutela i casi di spionaggio.

7 livelli di sicurezza del distruggidocumenti

Poiché i documenti e la loro quantità sono diversi per ogni azienda, è importante capire i livelli di sicurezza che può garantire un distruggidocumenti. Esiste una catalogazione rappresentata dalla dimensione della striscia o del frammento di carta a seguito della distruzione.

La divisione è stata fatta in sette livelli che assicurano la frantumazione in piccolissimi modelli, valutabili per ogni singola impresa. Sono i seguenti:

P1, ovvero un taglio a strisce di dimensioni oltre i 12 mm, ideale per documenti base e uso domestico. Indicativamente sono 36 strisce per ogni foglio A4;
P2, strisce più piccole, di circa 6 mm, ovvero 75 strisce a foglio;
P3, cominciano ad essere frammenti, di 4 x 60, o strisce, a meno di 2 mm. Ideale per documenti riservati. Fa 312 frammenti per ogni A4;
P4, 421 pezzetti, 4 x 38 mm, per documenti strettamente confidenziali;
P5, taglio micro per documenti di alta riservatezza. I frammenti sono 2 x 15 mm, per un totale di 2000 brandelli;
P6, taglio supermicro, a polvere, con frammenti inferiori a 0,8 x 11 mm, quindi 6000 in un A4;
P7, cioè 15.000 frammenti per foglio, delle dimensioni impercettibili 0,8 x 5 mm, per documenti di elevata ed assoluta sicurezza.