Gestione documentale

La gestione documentale e le informazioni eterogenee (disegni, mail, contratti, ordini etc.) inerenti ad una stessa commessa o cliente/fornitore, vengono relazionati automaticamente o manualmente al momento dell’archiviazione. Inoltre è possibile collegare documenti e informazioni semplicemente inserendo un # hashtag al loro interno o nei campi di profilo.

Archiviare qualsiasi tipo di documento (come Word, Excel, Power Point, immagini, video, mail, fax, spool di stampa) proveniente dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionali, CRM, sistemi qualità, rilevazioni presenze etc.). Tutte le informazioni sono centralizzate e facilmente rintracciabili.
Il motore di workflow consente all'azienda di facilitare e velocizzare lo svolgimento delle attività che vengono segnalate tramite notifica a chi deve svolgerle.

Archiviare documenti in maniera tale da preservare l'effettivo valore autentico e legale, grazie all'inserimento di una firma digitale, del riferimento e della marca temporale. I documenti sono facilmente reperibili e completi dei loro metadati originali.

Il potente motore di ricerca permette di eseguire ricerche su tutti i campi di profilo del documento, su allegati ed annotazioni, su dati anagrafici del mittente/destinatario e all'interno dei volumi posti in conservazione elettronica, anche in modalità FULL-TEXT. È possibile personalizzare la griglia dei risultati di ricerca e memorizzare le ricerche più frequenti.

Con il Servizio OCR la ricerca è diventa ancora più specifica perché viene effettuata direttamente all'interno del testo del documento informatico, comprese le scansioni pdf. Inoltre è possibile affiancare la potenza del motore full text alla precisione della ricerca tramite metadati.

La piattaforma permette l’invio di un documento, a liste di distribuzione preconfigurate, tramite email, fax, servizi di postalizzazione, oppure tramite link http o https. Tutte le movimentazioni eseguite sui documenti sono tracciate per garantirne il controllo. (Integrazione con: MS Exchange, Lotus Domino, MS Outlook, Lotus Notes, principali Fax Server)

Ogni documento archiviato, grazie alla digitalizzazione dei documenti, non è più modificabile, ma lo storico di tutte le revisioni e modifiche è sempre disponibile. Tutte le operazioni effettuate su un documento sono tracciate nel log della scheda documentale. Inoltre è possibile gestire le riservatezze, definendo i permessi di accesso sia a livello di classe documentale che di singolo documento.

È possibile generare modelli aziendali per la creazione di svariate tipologie di documenti (offerte, comunicati stampa, fatture, moduli qualità, carta intestata) e metterli a disposizione dell’intera azienda. La compilazione dei documenti è guidata e l’accesso alla revisione dei modelli è controllato.

la firma grafometrica permette di abilitare la raccolta della firma di un sottoscrittore, sfruttando appositi supporti fissi o mobili dotati di penna da mobile o postazione fissa. Con la firma digitale da remoto, è possibile firmare con firma digitale qualificata senza l'uso di smart card o chiavette.