Digitalizzare per semplificare: il caso delle famiglie affidatarie del Mendrisiotto
Gestire quotidianamente i rapporti di lavoro dei collaboratori in realtà delicate come quelle delle famiglie affidatarie richiede precisione, chiarezza e velocità.
Per rispondere a queste esigenze, le famiglie affidatarie del Mendrisiotto hanno scelto di avviare un percorso di digitalizzazione con il supporto di CHC Business Solutions SA, implementando ARXivar Next come piattaforma di gestione delle risorse umane e dei processi amministrativi.
Il risultato è un sistema moderno, sicuro e accessibile, capace di migliorare l’organizzazione e ridurre i tempi di gestione.
L'esigenza del cliente
Le famiglie affidatarie del Mendrisiotto gestiscono un’attività complessa, che coinvolge educatori, personale amministrativo e collaboratori dei servizi generali.
L’obiettivo era migliorare l’efficienza nella gestione dei rapporti di lavoro e ridurre il carico amministrativo, mantenendo la massima trasparenza e il rispetto delle normative sulla privacy (nLPD).
Le principali criticità da risolvere:
- Processi manuali e ripetitivi nella raccolta ore e presenze
- Errori e ritardi nella trasmissione dei dati verso la contabilità
- Difficoltà nel reperire documenti come buste paga e certificati di salario
- Mancanza di un sistema unico per gestire ruoli e permessi differenti
Le famiglie affidatarie avevano quindi bisogno di una piattaforma capace di automatizzare la gestione del personale e centralizzare le informazioni in modo sicuro.
La soluzione di CHC
CHC Business Solutions SA ha implementato ARXivar Next, configurando il sistema in modo personalizzato per le diverse tipologie di collaboratori.
Educatori: attraverso una maschera dedicata, possono registrare ore di lavoro, formazione, coordinamento, supplenze e consumo pasti, ottenendo un riepilogo completo e tracciabile di ogni giornata.
Altri collaboratori: tramite una timbratura digitale registrano ingressi, uscite e motivazioni delle assenze, con collegamento diretto alla gestione dei permessi.
A fine mese, ARXivar genera automaticamente un report riepilogativo che viene approvato dal collaboratore e dal responsabile. Una volta validato, il documento passa in contabilità per la creazione della busta paga, eliminando ritardi ed errori di trascrizione.
Inoltre, buste paga, certificati di salario e imposte alla fonte vengono distribuiti e archiviati in automatico. Ogni collaboratore riceve una notifica e può accedere ai propri documenti da PC o smartphone in totale sicurezza.
Benefici Ottenuti
L’introduzione di ARXivar Next ha semplificato la gestione quotidiana e migliorato la qualità del lavoro amministrativo.
I risultati concreti:
- Riduzione degli errori amministrativi
- Maggiore trasparenza e tracciabilità dei dati
- Risparmio di tempo nella gestione delle ore e delle buste paga
- Sicurezza e accessibilità immediata delle informazioni