Digitalizzazione delle risorse umane per gli enti di cura
Gestire le risorse umane in una realtà strutturata richiede un’organizzazione impeccabile, capace di coprire l’intero ciclo di vita del collaboratore, dall’assunzione alla gestione quotidiana.
Per rispondere a queste esigenze, Lugano Istituti Sociali (LIS) ha scelto di digitalizzare i propri flussi HR con il supporto di CHC Business Solutions SA, implementando ARXivar per organizzare le informazioni in modo strutturato e automatizzare le procedure ripetitive.
Il risultato è un ecosistema digitale integrato che gestisce dossier personali, salari, tempi di lavoro e comunicazioni, garantendo semplicità e controllo.
L'esigenza del cliente
LIS necessitava di un sistema per organizzare in modo efficiente la gestione delle risorse umane, coprendo attività eterogenee come i dossier personali, i salari, la formazione e il controlling.
L’obiettivo era automatizzare le procedure quotidiane, condividere documenti con semplicità e gestire le approvazioni in modo tracciato. Le principali criticità da risolvere:
- Gestione frammentata dei curricula, della formazione e delle comunicazioni verso i dipendenti.
- Complessità nei processi approvativi per ferie, permessi, note spese e assunzioni.
- Necessità di distribuire massivamente documenti sensibili come buste paga e certificati di salario in sicurezza.
Le strutture avevano quindi bisogno di un “contenitore unico” di informazioni, semplice e sempre aggiornato.
La soluzione di CHC
CHC Business Solutions SA ha configurato ARXivar per gestire specifici flussi organizzati, coprendo ogni aspetto della vita aziendale del dipendente.
- Recruiting e Assunzioni: I CV vengono catalogati e ricercati tramite OCR. Al momento della scelta, parte un workflow che coinvolge HR, Direzione e IT per la redazione del contratto e la preparazione delle dotazioni, creando automaticamente il fascicolo digitale del dipendente.
- Gestione Presenze e Spese: Tramite PC o smartphone, i collaboratori inseriscono richieste di ferie, permessi o note spese (con foto dei giustificativi). Il sistema invia la richiesta al responsabile e, una volta approvata, aggiorna l’amministrazione per la consuntivazione mensile.
- Buste Paga e Certificati: Il sistema gestisce la distribuzione di oltre 800 buste paga. ARXivar preleva il PDF cumulativo, lo smista automaticamente nelle aree riservate dei collaboratori e invia una notifica di disponibilità, garantendo privacy e consultazione immediata da mobile.
Benefici Ottenuti
L’introduzione dei flussi di lavoro digitali ha permesso una migliore collaborazione tra i reparti e reso più snelle le procedure.
I risultati concreti:
- Documentazione sempre rintracciabile e consultabile, evitando perdite di informazioni.
- Abbattimento dei costi e limitazione dell’uso della carta nella comunicazione tra uffici.
- Riduzione dei tempi di gestione grazie a modelli predefiniti e approvazioni automatiche.
- Sicurezza totale nella distribuzione dei documenti fiscali e salariali.