Digitalizzazione della gestione dei rapportini di lavoro tramite ARXivar Next
Il signor Thomas U., direttore generale di un’impresa di costruzioni nel Canton Svitto, si occupa della gestione di circa 30 operai fissi e un numero variabile di 5-10 operai a seconda dei progetti.
La gestione delle attività quotidiane, come la creazione dei mandati di lavoro e i rapporti di avanzamento, era svolta manualmente, con un’elevata dipendenza dalla documentazione cartacea, il che comportava ritardi e inefficienze.
L'esigenza del cliente
Il signor Thomas U., direttore di un’impresa di costruzioni, si trovava a dover affrontare processi operativi poco efficienti, rallentati dall’uso di pratiche manuali per la gestione dei mandati e dei rapporti di lavoro. Questa situazione generava colli di bottiglia, ritardi e una maggiore incidenza di errori di trascrizione, che complicavano la pianificazione dei progetti e impattavano negativamente sul bilancio aziendale.
A ciò si aggiungeva la forte dipendenza dalla carta, con costi elevati e un impatto ambientale significativo. L’assenza di un sistema centralizzato rendeva inoltre difficile monitorare lo stato dei lavori in tempo reale, compromettendo la comunicazione tra i team e la capacità di intervenire tempestivamente in caso di problemi.
Era evidente la necessità di una soluzione in grado di ottimizzare i processi, ridurre gli errori e migliorare la visibilità e il controllo delle operazioni aziendali.
La soluzione di CHC
Per risolvere queste problematiche, CHC Business Solutions, in qualità di distributore ufficiale per la Svizzera della piattaforma ARXivar Next, ha proposto una soluzione basata su questa avanzata piattaforma di gestione documentale e dei processi aziendali. ARXivar Next consente la gestione, l’archiviazione e la condivisione strutturata dei documenti, fornendo al tempo stesso un controllo centralizzato e una gestione digitale ottimale dei processi.
Attraverso l’implementazione di ARXivar Next, l’impresa di costruzioni di Thomas U. ha digitalizzato l’intera gestione dei rapporti di lavoro, creando un flusso di lavoro altamente efficiente e automatizzato:
- Creazione Digitale dei Mandati di Lavoro:
I responsabili di cantiere possono ora generare e assegnare digitalmente mandati di lavoro specifici agli operai tramite la piattaforma ARXivar Next, direttamente dal campo o dall’ufficio, garantendo una rapida distribuzione delle attività. - Rapporto di Avanzamento Lavori in Tempo Reale:
Gli operai possono registrare le attività svolte, monitorare i progressi, segnalare problemi e registrare i tempi di lavoro direttamente tramite un’interfaccia user-friendly, accessibile da dispositivi mobili. Questo elimina la necessità di compilare rapporti cartacei, migliorando l’accuratezza e la velocità delle comunicazioni. - Verifica e Firma Elettronica dei Rapporti di Cantiere:
Al termine della giornata lavorativa, il responsabile di cantiere può rivedere e approvare i rapporti di avanzamento digitali, firmandoli elettronicamente per garantirne la conformità agli standard aziendali. - Inoltro e Condivisione Automatica della Documentazione:
Una volta approvati, i rapporti vengono automaticamente convertiti in formato PDF con il logo aziendale e inviati via email ai vari stakeholder, come il project manager e i clienti. Questo assicura una comunicazione tempestiva e accurata. - Automazione dei Task Amministrativi:
Il sistema genera automaticamente task per l’amministrazione, notificando che il lavoro è completato, in modo da procedere con la fatturazione o la programmazione della fase successiva del progetto. Questo riduce significativamente i tempi di gestione delle pratiche amministrative.
Benefici Ottenuti
L’implementazione della piattaforma ARXivar Next ha portato notevoli vantaggi all’impresa di costruzioni. La digitalizzazione dei processi ha eliminato la necessità di documentazione cartacea, consentendo un significativo risparmio di tempo nella gestione dei mandati di lavoro e dei rapporti di avanzamento.
L’automazione ha ridotto drasticamente il rischio di errori, migliorando la precisione dei dati e semplificando la gestione dei progetti. Inoltre, la riduzione dell’uso della carta ha avuto un impatto positivo sia sui costi aziendali che sull’ambiente, favorendo un approccio sostenibile in linea con le best practice del settore.
Grazie alla visibilità in tempo reale garantita da ARXivar Next, i responsabili hanno potuto monitorare l’avanzamento dei lavori e intervenire rapidamente in caso di necessità. Infine, l’automazione delle attività amministrative, come la gestione delle fatture, ha accelerato i processi interni, migliorando il flusso di cassa e la puntualità nella gestione delle pratiche.