Manutenzione Condominiale Ottimizzata tramite contratti digitali
Nel settore immobiliare, in particolare nella gestione dei condomini, l’efficienza nella manutenzione e nel monitoraggio delle linee vita è essenziale per garantire la sicurezza e la conformità normativa.
Un’azienda cliente si è trovata di fronte alla necessità di ottimizzare la gestione dei contratti di manutenzione, un processo fondamentale ma spesso gravato da difficoltà organizzative.
L'esigenza del cliente
Trasformare la gestione manuale e dispendiosa dei contratti di manutenzione, che comportava un’eccessiva quantità di documenti cartacei e un oneroso lavoro di monitoraggio delle scadenze contrattuali.
Naturalmente questa modalità operativa tradizionale causava potenziali rischi.
La soluzione di CHC
La soluzione adottata è stata l’implementazione di ARXivar Next, un sistema di gestione documentale digitale.
Il sistema prevede la gestione automatizzata dei contratti, dalla loro apertura tramite richiesta via email fino alla creazione di documenti specifici, programmazione e schedulazione delle manutenzioni.
Due mesi prima della manutenzione, ARXivar Next richiede automaticamente la creazione di un intervento e la sua programmazione.
Una volta eseguito l’intervento, il sistema si occupa anche di programmare il successivo e calcolare automaticamente la necessità di rinnovo del contratto.
Benefici Ottenuti
L’introduzione di ARXivar Next ha portato alla riduzione dei documenti cartacei, all’aumento della precisione nella programmazione delle manutenzioni, alla rimozione del lavoro manuale di monitoraggio delle scadenze e alla standardizzazione della documentazione, con un conseguente miglioramento notevole dell’efficienza operativa.
Inoltre, la facilità nel recupero dei dati di sintesi ha permesso all’azienda di avere un controllo più accurato e una gestione più efficace dei suoi contratti di manutenzione.