Come L'azienda S.B. Engineering ha azzerato i tempi di approvazione contratti con la Firma Digitale sicura
Nel settore dell’ingegneria e delle costruzioni, il tempismo è tutto. L’attesa per la firma di un contratto di appalto o di un verbale di intervento può ritardare l’avvio di un intero cantiere, causando danni economici e inefficienze.
Scopriamo come S.B. Engineering, una dinamica realtà di San Gallo in forte espansione, ha rivoluzionato i propri flussi documentali affidandosi a CHC Business Solutions per l’implementazione di un sistema di firma digitale avanzato e integrato.
L'esigenza del cliente
S.B. Engineering gestisce decine di commesse in contemporanea, coinvolgendo fornitori, partner internazionali e clienti sul territorio. Prima dell’intervento di CHC, l’intero processo di approvazione e firma dei documenti era fortemente analogico e macchinoso. I contratti venivano stampati, lasciati sulla scrivania dei dirigenti per la firma autografa, e infine scansionati per essere inviati via email.
Questa gestione comportava tre criticità fondamentali per il business:
- Colli di bottiglia operativi: I manager e i direttori tecnici, spesso fuori sede per sopralluoghi o trasferte, non potevano firmare fisicamente i documenti. Questo bloccava l’avvio dei lavori anche per settimane.
- Rischi legali e di sicurezza: Per accelerare i tempi, talvolta il personale amministrativo “incollava” l’immagine della firma scansionata del direttore sui PDF. Una pratica estremamente rischiosa, priva di reale valore probatorio e vulnerabile a manomissioni.
- Difficoltà di tracciamento: Era impossibile sapere in tempo reale sulla scrivania di chi fosse fermo un determinato contratto, con conseguenti perdite di tempo per solleciti e ricerche manuali.
La soluzione di CHC
Dopo un’attenta analisi dei processi interni, CHC Business Solutions ha progettato un ecosistema su misura basato sulla tecnologia documentale europea ARXivar, integrando in modo nativo il modulo ARXivar Sign.
Il progetto si è concentrato su due interventi chiave:
- Automazione del Workflow: Ogni documento generato dal gestionale aziendale (preventivi, ordini di acquisto, contratti) entra ora in un flusso digitale automatizzato. Il sistema notifica immediatamente la persona incaricata dell’approvazione, eliminando il passaggio fisico della carta.
- Firma Remota Sicura: Ai decisori aziendali è stata assegnata una Firma Elettronica Qualificata (FEQ). Questo strumento permette loro di firmare documenti in mobilità, direttamente da smartphone o tablet, utilizzando un’autenticazione forte a due fattori (OTP). Ogni firma crittografa il documento, “sigillandolo” e garantendone l’autenticità e la non ripudiabilità in conformità con i massimi standard normativi europei.
Benefici Ottenuti
L’adozione della soluzione proposta da CHC ha trasformato l’operatività quotidiana di S.B. Engineering, portando vantaggi immediati e misurabili:
- Tempi di approvazione ridotti dell’80%: Il ciclo di firma di un contratto complesso è passato da una media di otto giorni a poche ore. I documenti viaggiano in tempo reale e non si fermano mai.
- Totale mobilità direzionale: I manager approvano ordini e contratti milionari in totale sicurezza, senza dover fisicamente rientrare in sede.
- Massima tutela legale: L’eliminazione delle firme scansionate a favore della Firma Elettronica Qualificata ha messo l’azienda al riparo da contestazioni, garantendo che ogni accordo siglato sia inalterabile e legalmente inattaccabile.
- Efficienza e Sostenibilità: Risparmio concreto sui costi di stampa, eliminazione degli archivi fisici e azzeramento dei tempi morti del reparto amministrativo.