Quando si parla di digitalizzazione, il rischio è di restare su un piano teorico. È un termine che sentiamo ripetere spesso, al pari di “innovazione” o “trasformazione digitale”, ma che perde forza se non è ancorato a risultati tangibili.
Per noi di CHC Business Solutions, invece, digitalizzare significa trasformare davvero il modo in cui un’organizzazione lavora, rendendo i processi più semplici, sicuri ed efficienti. E questo è esattamente ciò che abbiamo fatto con il Comune di Brissago, in un progetto che ci rende particolarmente orgogliosi.
Dalla teoria alla realtà: un Comune che sceglie di cambiare
Il Comune di Brissago ha deciso di affrontare il tema della digitalizzazione con visione e pragmatismo. Non si è limitato a parlare di “smart administration”, ha scelto di agire, passo dopo passo, partendo da ciò che più impatta sull’operatività quotidiana.
Con la conclusione della prima fase del progetto, oggi tutti i documenti correnti e storici sono disponibili in formato elettronico. È stato un percorso intenso, svolto in stretta collaborazione con Tectel, nostro partner specializzato nella digitalizzazione di archivi, e con gli uffici comunali.
Un archivio digitale per lavorare meglio e conservare di più
Insieme a Tectel, abbiamo avviato un processo completo di digitalizzazione degli archivi comunali, che ha coinvolto tutta la documentazione corrente e storica, incluse pratiche edilizie, documenti catastali e corrispondenza amministrativa.
I file sono stati scansionati in formato PDF con riconoscimento OCR, il che significa che ogni documento è oggi pienamente ricercabile tramite parole chiave: nomi, indirizzi, date, numeri di protocollo.
Questo ha avuto un impatto diretto su più livelli:
- ha migliorato la sicurezza dei dati, grazie alla possibilità di backup e ridondanza
- ha reso più semplice e veloce la consultazione interna
- ha ridotto l’utilizzo e la necessità di archivi fisici, liberando spazio e risorse
- ha salvaguardato la memoria storica del Comune, rendendola accessibile anche nel lungo periodo
Tra i materiali digitalizzati, particolare attenzione è stata data alle mappe catastali, oggi completamente disponibili in formato elettronico e consultabili su richiesta.
La tecnologia che organizza, non solo archivia
Digitalizzare non vuol dire semplicemente “scansionare”. Significa anche organizzare, collegare, gestire i dati in modo strutturato.
Per questo motivo abbiamo implementato e personalizzato ARXivar Next, la piattaforma documentale che distribuiamo e gestiamo in Svizzera, adattandola alle esigenze specifiche dell’amministrazione comunale.
Grazie a questa integrazione, oggi la gestione della posta in entrata e in uscita è completamente digitale, senza più necessità di stampe, smistamenti manuali o archiviazioni fisiche.
Tutti i flussi sono tracciati, accessibili e gestiti con efficienza, anche in ottica di trasparenza verso i cittadini.
Flussi digitali per ogni area operativa
Il progetto non si è fermato agli archivi o alla posta.
L’amministrazione ha scelto di ottimizzare i flussi operativi interni in più ambiti, e noi abbiamo affiancato i referenti nella configurazione di processi digitali verticali, tra cui:
- la gestione degli stabili comunali, con flussi di approvazione e tracciamento documentale già in fase di completamento;
- l’integrazione con Invensys per la gestione dell’acqua potabile;
- l’avvio dello studio per digitalizzare i lavori della squadra tecnica esterna, che permetterà di assegnare attività e ricevere aggiornamenti in tempo reale tramite tablet o smartphone.
Tutto questo consente oggi al Comune di monitorare in tempo reale ciò che viene fatto, da chi, quando e dove, migliorando l’efficienza operativa e la qualità del servizio pubblico.
Servizi digitali anche per i cittadini
Uno dei risultati più importanti del progetto riguarda l’interfaccia con il cittadino.
L’amministrazione sta infatti aggiornando tutta la modulistica online, che sarà disponibile direttamente dal sito del Comune.
Permessi, certificati e richieste varie potranno essere gestite via web, senza code né spostamenti allo sportello.
Un cambiamento semplice ma che alleggerisce il lavoro degli uffici e migliora l’esperienza del cittadino.
Una collaborazione basata su competenze e fiducia
Questo progetto ha funzionato perché si è basato su una sinergia concreta.
Noi di CHC abbiamo messo a disposizione il nostro know-how sulla gestione documentale e sui flussi digitali.
Tectel ha curato con grande precisione la parte di acquisizione fisica e conversione in formato elettronico.
Il Comune di Brissago ha partecipato attivamente, con una visione chiara e con la volontà di fare un passo avanti reale.
Questo progetto è solo l’inizio di un’amministrazione più efficiente
La digitalizzazione non si esaurisce in una fase o in un traguardo.
È un percorso continuo, che si evolve con le esigenze, con le normative e con la tecnologia.
Partire bene fa la differenza e oggi possiamo dire che Brissago ha gettato fondamenta solide, diventando uno dei Comuni più avanzati del Cantone in questo ambito.
Per noi, essere parte di questo progetto non è stato solo un incarico tecnico.
È stato un esempio concreto di come si possa rendere la tecnologia davvero utile, al servizio delle persone e delle istituzioni.
Continuiamo a lavorare con la stessa visione, giorno dopo giorno, per aiutare enti pubblici e aziende a fare della digitalizzazione uno strumento reale di semplificazione, sicurezza e crescita.