Gestire un’azienda oggi significa affrontare ogni giorno attività complesse e ripetitive: offerte da preparare, fatture da inviare, documenti da firmare, collaboratori da seguire, clienti da soddisfare. Molto spesso tutto questo viene ancora gestito tra e-mail, fogli Excel, cartelle di rete e documenti cartacei.
CHC Business Solutions aiuta le imprese a digitalizzare e automatizzare i flussi di lavoro, progettando soluzioni personalizzate che permettono di coordinare meglio le attività, risparmiare tempo e ridurre gli errori.
Ecco una panoramica completa di workflow automatizzati già realizzati per aziende del Canton Ticino.
Area Commerciale – Vendita e Post Vendita
Gestione Offerte
Un unico workflow gestisce l’intero processo: dalla richiesta di preventivo, inserita tramite portale, alla collaborazione tra ufficio tecnico e commerciale, fino al caricamento, approvazione e invio del preventivo al cliente.
Vantaggi principali: riduzione degli errori, tempi di risposta più rapidi, responsabilità chiare tra i reparti.
Gestione Contratti
Le date di scadenza dei contratti sono costantemente monitorate. Il sistema avvisa in automatico gli utenti interessati della necessità di revisione o rinnovo.
Gestione Ticket Assistenza
Il processo di gestione dei ticket è completamente automatizzato: dalla presa in carico alla risoluzione e chiusura, con notifiche e aggiornamenti in tempo reale per i clienti.
Vantaggi principali: miglior servizio post vendita, tracciabilità, tempi di intervento ridotti.
Area Amministrativa – Ciclo Attivo
Invio della Fattura
La fattura elettronica generata dal gestionale viene automaticamente controllata e trasmessa. Il sistema riceve eventuali notifiche da parte dell’intermediario e, in base alla tipologia, avvia processi specifici di gestione.
Gestione Notifiche di Scarto
Le notifiche vengono assegnate all’utente competente, che riceve un avviso per intervenire tempestivamente e correggere eventuali anomalie, in linea con le scadenze IVA applicabili in Svizzera.
Gestione Mancata Consegna
Se il cliente non riceve la fattura, un processo automatico invia un’email con il documento PDF e istruzioni per il recupero, nel rispetto delle normative svizzere.
Vantaggi principali: azzeramento degli interventi manuali, processo tracciato e sotto controllo, conformità fiscale.
Area Acquisti – Ordini e Pagamenti
Gestione RdA e OdA
Dal momento della richiesta di acquisto (RdA), parte un flusso approvativo. Dopo l’approvazione, viene generato l’ordine d’acquisto (OdA), firmato digitalmente e inviato al fornitore.
Gestione DDT Full Digital
Il Documento di Trasporto (DDT) non viene più stampato: è inviato in formato digitale tramite tablet o link, al fornitore e al destinatario.
Pagamento Fattura Fornitore
Il fornitore carica la fattura su un portale. Il sistema riconcilia automaticamente ordine e fattura, attiva il processo di approvazione e autorizza il pagamento.
Vantaggi principali: controllo sui costi, eliminazione della carta, tempi ridotti.
Risorse Umane – Digitalizzazione HR
Gestione Iter Assunzione
Un flusso sequenziale (o parallelo) coordina tutte le fasi: dalla richiesta di assunzione alla redazione del contratto e iscrizione a libro paga. Solo le persone coinvolte ricevono compiti e scadenze.
Fascicolo del Dipendente
Ogni collaboratore ha un fascicolo digitale centralizzato con contratti, CV, ferie, note spese, attestati di formazione e altri documenti.
Rimborso Spese
I dipendenti inseriscono le spese tramite smartphone o PC. L’HR riceve report mensili pronti per verifica e contabilizzazione.
Vantaggi principali: processi ordinati, meno errori, documentazione accessibile in ogni momento.
Qualità e Protezione dei Dati – Conformità alla nLPD
Gestione Reclami
Alla ricezione del reclamo, il sistema guida l’utente in tutte le fasi: registrazione, smistamento, gestione, chiusura e comunicazione al cliente.
Gestione Non Conformità
Quando emerge una non conformità (es. in produzione o logistica), i responsabili ricevono notifiche immediate e sono attivate azioni correttive. In caso di ritardi, partono solleciti automatici.
Data Breach e nLPD
Il sistema supporta la gestione di violazioni di dati personali secondo la nuova Legge Federale sulla Protezione dei Dati (nLPD): rilevazione, classificazione, notifica alle autorità e agli interessati, con report completi su categorie di dati, impatto e tempi di risoluzione.
Vantaggi principali: tracciabilità completa, rispetto degli obblighi normativi, maggiore sicurezza e affidabilità.
Perché è utile per la tua azienda in Ticino
Se ogni giorno ti trovi a rincorrere persone, documenti o scadenze, è probabile che i tuoi processi possano essere semplificati e automatizzati. Le soluzioni CHC Business Solutions ti permettono di:
- Automatizzare attività ripetitive e a basso valore
- Avere piena visibilità e controllo sui flussi operativi
- Ridurre errori e tempi morti
- Concentrare il lavoro sulle attività strategiche
Tutto questo senza cambiare il tuo gestionale, né stravolgere l’organizzazione esistente. Le soluzioni sono modulari, scalabili e accessibili anche da smartphone.
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