1) Stampa in PDF
Il modo migliore e più responsabile per risparmiare carta e inchiostro è quello di bypassare completamente la stampa.
Se hai bisogno di conservare o inviare un documento, quando possibile “stampalo” in un file PDF da salvare e utilizza un cloud condiviso per mostrarlo a tutti i tuoi collaboratori senza bisogno di stampare. Esistono un sacco di estensioni e software gratuiti che permettono convertire qualsiasi pagina web o documento Word in PDF in un click e subito dopo caricarlo su cloud.
Ovviamente in alcuni casi rimane necessaria una copia cartacea, ma prima di fare clic su “Stampa” pensaci sempre due volte: chiediti se tu o l’eventuale destinatario del documento non avete altro modo di avervi accesso. Rimarrai stupito dal numero di volte in cui un PDF salvato, inviato via e-mail o condiviso può effettivamente superare l’utilità di un foglio stampato.
Vedi l’esempio dei curriculum vitae: inviati per posta, quasi sempre finiscono in un archivio dimenticato o ancora peggio nella spazzatura. Ma se vengono trasmessi via e-mail in PDF, l’azienda può salvare i dati del candidato nel suo database e conservarli anche per future posizioni aperte. Senza aver sprecato neppure un foglio di carta.
Risparmio stimato: 40.- CHF all’anno
2) Scegli con cura la carta
La carta giusta non solo può far risparmiare sulle stampe, ma anche migliorare la qualità delle stesse. Un esempio? La carta eco senza cloro permette di ottenere un nero più intenso, colori più vivi e tempi di asciugatura dimezzati rispetto ai classici fogli per stampanti, evitando inconvenienti come colori sbiaditi o sbavature che inevitabilmente portano a dover stampare una seconda copia. Non solo: è progettata per evitare le inceppature, una seccatura tra le più comuni soprattutto in ufficio, ed è al 100% ecologica e riciclabile. Grazie ad un piccolo investimento, il risparmio nel tempo è garantito e la qualità dei documenti che andrete a stampare sarà decisamente migliore.
Risparmio stimato: 50.- CHF all’anno
3) Ottimizza lo spazio sul foglio
Uno dei più vecchi trucchi per ridurre la quantità di pagine stampate è utilizzare la modalità di stampa fronte-retro. Il compito è piuttosto facile se possiedi una stampante duplex (ovvero in grado di stampare su entrambi i lati), anche se potresti doverti avventurare un po’ tra le impostazioni e preferenze di stampa prima di trovare l’opzione corretta.
Quando stampi delle diapositive di PowerPoint utilizza l’opzione che ti consente di stampare più diapositive per pagina invece di una sola – è possibile arrivare fino a nove diapositive su un solo lato, anche se il risultato finale richiede di aguzzare non poco la vista!
Un’ulteriore possibilità per risparmiare sulla carta è l’opzione “Layout di pagina” in Excel: questa impostazione mantiene il testo e taglia le colonne vuote quando si stampa una pagina che di solito risulta troppo larga per la stampante. Fa risparmiare non pochi fogli extra!
Risparmio stimato: 20.- CHF all’anno
4) Occhio al font!
Un altro metodo semplice per risparmiare inchiostro è utilizzare un font che, semplicemente, ne richiede meno. Uno studio condotto da printer.com ha scoperto che Century Gothic utilizza molto meno inchiostro rispetto ad Arial, il font standard utilizzato dalla stragrande maggioranza di uffici e agenzie. Il solo fatto di passare a Century Gothic permetterebbe ad una società che stampa 250 pagine a settimana di risparmiare circa 80 dollari l’anno. Il più professionale Times New Roman è anch’esso foriero di un risparmio notevole. In America hanno persino scritto a Obama per consigliare alla Casa Bianca di cambiare font di stampa.. Insomma, tutto il mondo ci tiene a risparmiare!
Per testare subito il miglioramento, puoi aggiornare il carattere predefinito di Outlook tramite Strumenti > Opzioni > Formato > Caratteri.
Risparmio stimato: fino a 80.- CHF all’anno
5) Un software può salvarti
Se sei il titolare di una grande azienda, dove il numero di stampe difficilmente è monitorabile (e quasi sempre genera spese incontrollate), l’installazione di un software gestionale che monitori e ottimizzi il numero delle tue stampe è la soluzione ideale.
Riuscire a contabilizzare ogni singola copia e avere un report periodico di utilizzo delle stampanti aziendali è una manna dal cielo per tagliare i costi ed eliminare il superfluo. Il miglior software di questo genere sul mercato al momento è PaperCut.
Risparmio stimato: più di 200.- CHF all’anno
Con un occhio di riguardo in più verso carta e inchiostro, è davvero possibile far sì che la stampante torni ad essere una preziosa alleata anziché una macchina genera-sprechi.
Bastano accortezza, un po’ di buon senso e i giusti strumenti!